Nội dung Câu hỏi & Câu trả lời được trích dẫn trong buổi hội thảo online TRIỂN KHAI CHÍNH SÁCH BẰNG PHƯƠNG PHÁP HOSHIN KANRI do BVC tổ chức ngày 18/05/2023.
Câu hỏi 1: Một ví dụ cụ thể về triển khai Hosin Kanri từ cấp công ty tới cấp phòng ban và cá nhân?
Trả lời: Ví dụ về triển khai Hosin Kanri đi từ cấp công ty tới cấp phòng ban và cá nhân:
Cấp công ty: Đưa ra các hạng mục lớn và chung cho các phòng ban (ví dụ về chính sách trọng điểm, mục tiêu lớn) sau đó đưa xuống cấp phòng ban.
Cấp phòng ban: Triển khai các hạng mục lớn thành các hạnh mục nhỏ hơn phù hợp với hoạt động của phòng ban mình và hạng mục lớn của công ty. Sau đó triển khai đến cấp cá nhân.
Cấp cá nhân: Lập bảng thiết lập mục tiêu nhiệm vụ cho từng cá nhân bao gồm các nội dung: mục tiêu, thành tựu, phương pháp thực hiện, nội dung kỳ vọng, lịch trình. Sau đó trao đổi với cấp trên xem xét bảng mục tiêu nhiệm vụ lập ra.
Ở cuối kỳ đánh giá (có thể là cuối quý, cuối năm), nhân viên sẽ tiến hành tự đánh giá & cấp trên sẽ đánh giá dựa trên các tiêu chí đã lập ra, ví dụ như đánh giá kỳ vọng, mức độ hoàn thành, đánh giá toàn diện.
Từ đó có thể đánh giá mức độ phát triển của năng lực nhân viên và mức độ hoàn thành mục tiêu.
Câu hỏi 2: Bên em là công ty dệt nhuộm, anh/chị cho em hỏi chi tiết của các bước cần cải tiến chất lượng là như thế nào?
Trả lời: “Trình trự giải quyết vấn đề chất lượng (QC story)” là một trong những phương pháp có thể xem là chuyên dụng, quen thuộc, dễ vận dụng mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
Vận dụng QC story này để cải tiến lỗi trong công đoạn, sự cố chất lượng mãn tính, trong các hoạt động ZD (zero defect), nhóm cải tiến chất lượng (QCC-Quality control Circle) và dùng để xử lý các sự cố khiếu nại khách hàng.
QC story gồm 8 bước sau:
- Bước 1: Nắm bắt điểm vấn đề (chọn đề tài)
- Bước 2. Phân tích hiện trạng
- Bước 3. Thiết lập mục tiêu
- Bước 4. Phân tích nguyên nhân
- Bước 5. Đề án đối sách
- Bước 6. Thực hiện đối sách
- Bước 7. Xác nhận hiệu quả
- Bước 8. Tiêu chuẩn hóa và triển khai diện rộng
Những ưu điểm cơ bản có thể nhận thấy thông qua việc áp dụng QC story như là:
- Thứ nhất, nắm bắt được tổng thể hoạt động cải tiến.
- Thứ hai, rõ ràng việc gì cần phải làm, lý do sao làm việc đó.
- Thứ ba, dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc.
Câu hỏi 3: Công ty em đã áp dụng ISO 9000/27001/31000 và muốn áp dụng Hoshin Kanri thì áp dụng từ bước cơ bản nào?
Trả lời: Hoshin Kanri xuất phát từ nhận thức của lãnh đạo và liên quan đến hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.
Ban lãnh đạo sẽ xác định mục tiêu 3 năm, 5 năm, 10 năm; xác định trạng thái, mô hình mong muốn tại thời điểm mục tiêu từ đó xây dựng các hạng mục trọng điểm.
Từ các hạng mục trọng điểm sẽ triển khai xuống các các cấp phòng ban, cấp cá nhân. Xây dựng & vận dụng các form mẫu, biểu mẫu để triển khai.
Câu hỏi 4: Áp dụng Hoshin Kanri khác gì so với áp dụng điều khoản 6.2 Mục tiêu của ISO?
Trả lời: Hoshin Kanri là hoạt động tổng thể toàn công ty, nó không chỉ bao gồm các hạng mục về quản lý mục tiêu chất lượng (theo ISO) mà còn là sự tích hợp chung các hạng mục khác để xây dựng nên chiến lược tổng thể dài hạn.
Các hạng mục & mục tiêu của Hoshin Kanri có thể lớn hơn mục tiêu của ISO. Có thể dùng kết quả & mục tiêu của Hoshin Kanri để giải thích cho các mục tiêu của ISO, vì nó có thể bao gồm các mục tiêu của ISO trong đó.
Câu hỏi 5: Phần 1.2: Lưu ý để thành công trong duy trì và cải tiến HTQLCL. Trường hợp mình phát hiện những vấn đề liên quan đến quy trình và quy định dựa vào hệ thống QLCL, với vai trò là người quản lý mình đưa ra những giải pháp để khắc phục vấn đề này nhưng những bạn nhân viên cấp dưới lại đang cảm nhận là mình đang làm khó các bạn. Vậy có cách tiếp cận nào cải thiện đc nhận thức và tầm quan trọng của việc cải tiến và duy trì đối với các bạn ấy không?
Trả lời: Thực hiện đối thoại & xem xét lại quy trình đã xây dựng:
Nếu quy trình được xây dựng không tốt, không áp dụng được, gây khó khăn cho người thao tác, người thực hiện => Thay đổi quy trình cho phù hợp.
Nếu quy trình được xây dựng tốt, nhưng người thực hiện không hiểu => đối thoại & giải thích về mục tiêu, lý do áp dụng; các kết quả sẽ đạt được nếu áp dụng; cho họ thấy bức tranh thành quả.
Có thể tham khảo thêm nội dung từ hội thảo Poka-Yoke trước đó.
Câu hỏi 6: Vui lòng giải thích rõ hơn nội dung tinh gọn các hoạt động chồng chéo (như QCC, 5S,...) khi ứng dụng Hoshin Kanri được không?
Trả lời: Sử dụng các công cụ kết nối để nhất quán các hoạt động về (ISO, QC Circle, KPI, Cải Tiến, 5S), đảm bảo các hoạt động và các cấp phòng ban, cá nhân tập trung & hiểu rõ về mục tiêu chung, tránh gây gánh nặng cho các cấp thực hiện phía dưới.
Có thể lập bảng hiển thị tổng hợp để liên kết các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp với nhau, xác định rõ các yếu tố: mục tiêu, nội dung hoạt động, trách nhiệm, nghĩa vụ, thời gian & mức độ hoàn thành.